Amaç ve Kapsam
Bu politikanın amacı, İş Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş.'nin (İş GYO) Sermaye Piyasası Kurulunun (SPK) yayımlamış olduğu Kurumsal Yönetim İlkeleri, SPK'nın Seri:VIII, No: 54 sayılı "Özel Durumların Kamuya Açıklanmasına İlişkin Esaslar Tebliği" ve ilgili diğer düzenlemeleriyle asgari olarak uyumlu hareket etmek suretiyle kamunun zamanında, tam, doğru ve etkin bir şekilde bilgilendirilmesini sağlamaktır.
İş GYO Bilgilendirme Politikası, şeffaflık ve eşitliğe dayalı olup, kamuyu aydınlatma ile ilgili her türlü işlemde 2003 yılından beri yürürlükte olan İş GYO Etik Kuralları'na bağlı kalır.
Geniş bir yelpazeden kamuya ulaşabilmek ve her türlü konuda bilgilendirme sağlayabilmek amacıyla Şirket bünyesinde teknolojik altyapı da dahil olmak üzere gerekli altyapı oluşturulur.
İçsel Bilgi
İş GYO için içsel bilgi; başta hisse senedi olmak üzere, Şirket tarafından ihraç edilmiş sermaye piyasası araçlarının değerini ve yatırımcıların yatırım kararlarını etkileyebilecek somut bir olaya ilişkin, rasyonel bir yatırımcının yatırım kararını alırken anlamlı kabul edebileceği, kamuya açıklanmamış durumlarla ilgili, sermaye piyasası araçlarının alım satımında kullanılması durumunda kullanıcısına bu bilgiden haberi olmayan diğer yatırımcılara nazaran avantaj sağlayabilecek, kamuya açıklandığı takdirde söz konusu sermaye piyasası aracının değerinde veya yatırımcıların yatırım kararları üzerinde etki yaratabilecek bilgilerdir.
Açıklama Yükümlülüğüne Tabi İçsel Bilgiler
Şirket tarafından açıklama yükümlülüğüne tabi belli başlı içsel bilgiler, SPK'nın "Özel Durumların Kamuya Açıklanmasına İlişkin Esaslar Tebliği Çerçevesinde Hazırlanan Özel Durum Açıklamalarına İlişkin Rehber" paralelinde belirlenmiştir. Söz konusu durumlar dışında, sermaye piyasası araçlarının değerine veya yatırımcıların yatırım kararlarına etki edebileceği düşünülen durumlarda da özel durum açıklaması (ÖDA) yapılır.
- İş GYO'nun faaliyetleri sonucu veya kontrolü altında ortaya çıkmamasına rağmen ihraç ettiği sermaye piyasası araçlarının değeri ve bunlara yatırım yapmış veya yatırım yapmayı değerlendiren yatırımcıların kararları üzerinde dolaylı olarak etkili olabilecek hususlar
- İş GYO'nun üst yönetim kadrolarında meydana gelen, sermaye piyasası araçlarının değeri üzerinde etki doğurabilecek potansiyele sahip değişiklikler ile söz konusu yöneticilerin ve/veya personelin görevleri ile ilgili olarak karşılaştıkları ve şirketi etkileyen dava ve yaptırımlar ile ilgili bilgiler
- Doğrudan İş GYO ile ilgili olan idari veya adli kovuşturmalar ile İş GYO'nun söz konusu kovuşturmaların sonucunu etkilemek üzere aldığı önlemlere ilişkin bilgiler
- İş GYO'nun mali tablolarında oluşabilecek önemli tutarda olağandışı kazanç ve zararlara ilişkin bilgiler
- Makul bir yatırımcı gözüyle sonuçlanması ihtimali yüksek olan ve yatırım kararları üzerinde etki yaratması muhtemel olan birleşme ve devralma işlemleri ile hedef şirket ve gönüllü alıcı satıcı ilişkisi içermeyen şirket ele geçirmeleri gibi durumlara ilişkin bilgiler
- Aktif toplamının önemli bir oranına isabet eden alım-satım, kiraya vermek, kiralamak, ayni hak olarak koymak gibi maddi duran varlık işlemlerine ilişkin bilgiler
- İş GYO'nun faaliyetlerinde meydana gelen, sermaye piyasası aracının değerine ve yatırımcıların yatırım kararlarına etki edebilecek niteliğe sahip değişikliklere ilişkin bilgiler
- Kar veya zarar üzerinde önemli etkisi olabilecek, Şirket mali yapısını etkileyebilecek olaylara ilişkin bilgiler,
- Sermaye piyasası araçlarının değerine ve yatırımcıların yatırım kararlarına etki edebilecek tutarlarda finansal duran varlık alımı-satımı ve/veya sermaye artırımına katılma durumuna ilişkin bilgiler
- İş GYO tarafından ihraç edilen borçlanma araçlarına ilişkin koşullarda meydana gelebilecek önemli değişiklere ilişkin bilgiler
- İş GYO'da herhangi bir payı olmayan veya payı olmakla beraber yönetim kontrolüne sahip olmayan kişilerin yönetim kontrolünün el değiştirmesine veya paylaşılmasına yol açan pay alımlarına ilişkin bilgiler
- Diğer değişikliklere ilişkin bilgiler
- Bağımsız denetimi yürüten denetleme kuruluşunun değişmesi,
- Genel kurula sunulacak önerilere ilişkin karar alınması ve genel kurulun toplanamaması,
- Derecelendirme kuruluşlarına yaptırılan derecelendirmenin sonuçlanması,
- Ortaklığın yöneticilerine ve/veya diğer çalışanlarına yönelik hisse senedi edindirme planları uygulanması,
- Payların dağıtımının yer ve tarihlerinin belirlenmesi,
- SPK'nın mali tablolara ilişkin düzenlemelerinde yer alan tanımlar çerçevesinde ana ortaklık, iştirak, bağlı ortaklık ve müşterek yönetime tabi ortaklıkların faaliyetlerinde, mali yapılarında ve yönetim/sermaye ilişkilerinde önemli bir değişikliğin ortaya çıkması,
- Şirketin ihraç etmiş olduğu sermaye piyasası araçlarının farklı ülke borsalarına kote edilmesine ilişkin bilgiler,
- Yabancı ülke borsalarında veya piyasalarında açıklama yapılması, ürün veya çevresel yükümlülükleri içeren önemli durumların ortaya çıkması
Bilgi Dağıtım Kanalları
İçsel bilgi niteliğinde olan ya da olmayan bilgilerin üçüncü kişilere ulaştırılması amacıyla aşağıdaki bilgi dağıtım kanalları kullanılır. Söz konusu dağıtım kanalları gerek ÖDA kapsamında yapılan bildirimlerin detaylandırılması gerekse içsel bilgi niteliğinde olmayan bilgilerin üçüncü kişilere ulaştırılması amacıyla kullanılabilir.
Daha önce ÖDA aracılığıyla duyurulan bir gelişme veya olaya ilişkin ÖDA dışındaki bilgilendirme kanallarıyla yapılacak ek açıklamalarda ÖDA kapsamı dışına çıkılamaz.
Özel Durum Açıklaması
Özel Durum Açıklaması; Politikada sayılan "Açıklama Yükümlülüğüne Tabi İçsel Bilgiler" ve sürekli bilgileri doğuran olayların SPK'nın "Özel Durumların Kamuya Açıklanmasına İlişkin Esaslar Tebliği"nde belirtilen esaslar ve usuller çerçevesinde kamuya açıklanması amacıyla yapılan bildirimlerdir.
Özel durum açıklamaları, mevcut yatırımcılar ile potansiyel yatırımcıların aynı bilgilere açık, net ve anlaşılır bir şekilde ulaşabileceği şekilde hazırlanır. Bu kapsamda, Türkçe olarak hazırlanan ÖDA'lar, yabancı yatırımcıların da eşit şartlarda bilgilendirilmesi amacıyla İngilizce olarak hazırlanarak, Şirket internet sitesinde yayımlanır.
Şirket, özel durumların kamuya açıklanmasına kadar içsel bilgilerin gizliliğini sağlamaya yönelik gereken tedbirleri alır. Bu kapsamda, aşağıda detaylarına yer verilen İçsel Bilgilere Erişenlerin Listesi'nde yer alan kişilerin yanı sıra, bu kişiler ile temasları nedeniyle doğrudan veya dolaylı olarak bilgi sahibi olabilecek kişilerin bu bilgileri kendileri veya üçüncü kişilere menfaat sağlamak amacıyla kullanmaları yasaklanmıştır.
Faaliyet Raporu
Yıllık faaliyet raporu Türkçe ve İngilizce olmak üzere iki nüsha halinde hazırlanır. Türkçe olarak hazırlanan faaliyet raporu genel kurul tarihinden 21 gün önce yatırımcıların incelemesine sunulur. Talep edildiği takdirde faaliyet raporu yatırımcılara elektronik ortamda iletilir ya da posta yoluyla adrese teslim edilir. Yıllık faaliyet raporu, yatırımcıların ihtiyaç duydukları bilgiye daha kolay ulaşmaları amacıyla CD formatında da hazırlanabilir.
İnternet sitesi
İş GYO ile ilgili ulaşılmak istenen her türlü bilgiye elektronik ortamda da ulaşılabilmesi için şirket internet sitesi etkin bir şekilde kullanılılır. İzahnameler, halka arz sirkülerleri, genel kurul toplantıları ile ilgili dokümanlar, esas sözleşme, yıllık faaliyet raporu, hisse senedi performansına ilişkin bilgiler gibi yatırımcıların ihtiyaç duyabileceği bilgiler güncel olarak ve pdf. ortamında şirket internet sitesinde yer alır.
Dönemler itibarıyla hazırlanan finansal raporlar, portföy değer tabloları ve özel durum açıklamaları yayımlanmasının ardından en geç ilk iş günü şirket internet sitesinde yer alır.
Belirli bir grup yatırımcı ile yapılan tanıtım toplantıları, bilgilendirme toplantıları veya basın toplantılarında açıklanan sunum ve raporlar küçük yatırımcılardan gelen talep doğrultusunda en kısa süre içerisinde yatırımcının istediği şekilde (elektronik posta veya elden posta yoluyla) kendilerine ulaştırılır. Küçük yatırımcılar söz konusu taleplerini Şirkete telefon, elektronik posta veya faks ile iletebilirler.
Basın Bültenleri
İş GYO tarafından kamuyu bilgilendirmek amacıyla ve/veya Şirketin kurumsal iletişim faaliyeti kapsamında hazırlanacak bültenler, uzmanlık gerektiren konularda destek alınarak, kurumsal iletişim birimi tarafından hazırlanır. Basından gelen bülten talepleri ise en geç 10 iş günü içerisinde cevaplandırılır.
Röportaj Talepleri
Telefonda röportaj yapılmaz, gelen talepler kurumsal iletişim birimine iletilir ve ilgili birim tarafından yüzyüze röportaj için zaman belirlenir. Elektronik posta ile gelen sorular kurumsal iletişim birimi sorumluluğunda cevaplandırılır.
Basın Toplantıları
İş GYO tarafından süregelen projeler, orta ve uzun vadeli stratejiler gibi Şirket faaliyetlerini doğrudan ilgilendiren konularda ilgili medyayı bilgilendirmek amacıyla özel durum açıklamalarının içeriğine bağlı kalınarak toplantılar düzenlenir. Toplantılara davette eşitlik ilkesine bağlı kalınır. Katılımın yüksek düzeyde sağlanabilmesi amacıyla erişimin kolay olduğu mekanlar tercih edilir.
Basın dosyasında toplantının özetini içerecek dokümanlar ve basın mensuplarının haberlerinde yararlanmaları için hazırlanmış basın bülteni yer alır. Toplantıya katılım göstermeyenlerin talepte bulunmaları halinde basın dosyalarının adreslerine gönderimi yapılır.
İş GYO hakkında basın-yayın organları ve kamuoyunda çıkan ve İş GYO'yu temsile yetkili kişiler kaynaklı olmayan haber ve söylentilerin varlığı halinde, yatırımcıların çıkarlarının korunması için gerekli görülmesi halinde, söz konusu haber ve söylentilerin doğru veya yeterli olup olmadığı konusunda özel durum açıklaması yapılır ve düzeltmeyi gerektiren durumlarda haberin çıktığı gün itibarıyla düzeltmelerin basın organlarına iletilmesi ve takip eden gün içerisinde yayımlandığı sayfada yer alması Basın Kanunu'nun ilgili hükümlerince sağlanır. Konuya ilişkin düzeltme eş zamanlı olarak şirket internet sitesi aracılığıyla kamuoyuna duyurulur.
Şirketimiz hakkında basın-yayın organlarında çıkan haberlerin ve/veya söylentilerin takibi konusunda, bu konuda hizmet veren medya takip firmalarından hizmet alınabilir.
Yatırımcı ve Analist Bilgilendirme
İş GYO Bilgilendirme Politikası çerçevesinde yatırımcı ve analistlerin bilgilendirilmesine ilişkin süreç ve işlemler pay sahipleri ile ilişkiler birimi tarafından yönetilir. Kişilerden/kuruluşlardan İş GYO'yu tanıma amaçlı gelen talepler değerlendirilerek toplantı zamanı belirlenir. Bir hafta içinde gelen toplantı talebi sayısı 5 kişiyi/kuruluşu geçerse, ortak bir toplantı zamanı belirlenebilir.
Aynı zamanda, İş GYO mevcut veya potansiyel yatırımcılara tanıtım amacıyla ulusal ve uluslararası finansal kuruluşların düzenlediği toplantılara katılım gösterebilir.
- Telefonla gelen bilgi talepleri aynı gün içerisinde ya da detaylı bilgi verilmesi gereken konularda en geç 10 iş günü içerisinde cevaplandırılır.
- Elektronik posta ile gelen bilgi talepleri aynı gün ya da en geç 10 iş günü içerisinde cevaplandırılır.
- Sunumların ve her türlü yazılı malzemenin standardının aynı olmasına ve eşit dağıtılmasına özen gösterilir. Sunumlar Türkçe ve İngilizce olmak üzere hem yerli yatırımcıların hem de yabancı yatırımcıların bilgilenmeleri için hazırlanır. Sunumlar kapsamında verilen bilgiler üçer aylık dönem raporlarına dayalıdır. Finansal duruma ilişkin bilgiler yasal mevzuatta belirtilen konuların ve detayların dışına çıkılmadan kamuya aktarılır.
Diğer Hususlar
İçsel Bilgiye Erişimi Olanların Listesi
Şirket veya şirket nam veya hesabına hareket eden gerçek veya tüzel kişiler, iş akdi ile veya başka şekilde kendilerine bağlı çalışan ve içsel bilgilere erişimi olan kişilerin bir listesini SPK'nın "Özel Durumların Kamuya Açıklanmasına İlişkin Esaslar Tebliği" çerçevesinde hazırlar. Listenin hazırlanması ve güncellenmesi işlemi içsel bilgiye erişimi olan kişilerin ilgili birimler tarafından Şirketin insan kaynakları birimine iletilmesi suretiyle gerçekleştirilir.
İçsel bilgilere erişimi olanların listesinin, değişen proje ve konular kapsamında sürekli güncel tutulması esastır. Söz konusu liste, talep üzerine ilgili resmi kurum ve kuruluşların bilgisine sunulur. Listede yer alan kişilerin içsel bilginin korunması konusunda yazılı olarak bilgilendirilmesi esastır.
İş GYO, söz konusu listede adı geçen kişilerin, listeye dahil edildiklerinden haberdar edilmesini, içsel bilgilerle ilgili olarak kanun ve ilgili mevzuatta yer alan yükümlülükleri kabul etmesini ve bu bilgilerin kötüye kullanımında ilgili yaptırımlar konusunda bilgilendirilmesini sağlar.
İçsel bilginin gizli tutulma yükümlülüğüne rağmen yetkili veya yetkisiz kişilerce kasıtlı veya kasıtsız olarak açıklanması durumunda konuyla ilgili olarak derhal ÖDA yapılır.
İçsel Bilginin Açıklanmasının Ertelenmesi
İş GYO yasal hak ve menfaatlerinin zarar görmesini önlemek amacıyla içsel bilginin açıklanmasını SPK'nın "Özel Durumların Kamuya Açıklanmasına İlişkin Esaslar Tebliği" hükümleri çerçevesinde erteleyebilir.
İdari Sorumluluğu Olan Kişilerin Belirlenmesi
Şirket içinde idari sorumluluğu bulunan kişilerin belirlenmesinde "SPK'nın Özel Durumların Kamuya Açıklanmasına İlişkin Esaslar Tebliği"nde belirtilen kriterler dikkate alınır.
Şirket ile ilgili herhangi bir bilginin bir kısmına sahip olmakla birlikte, söz konusu bilginin tamamına ilişkin bilgileri kısıtlı olan kişiler içsel bilgilere ulaşan kişi kapsamında değerlendirilmez.
Yetki ve Sorumluluk
İş GYO, Bilgilendirme Politikası Yönetim Kurulu tarafından oluşturulmuş olup; Politikanın izlenmesi, gözetilmesi ve geliştirilmesi Yönetim Kurulu'nun yetki ve sorumluluğundadır.
Yürürlük
Bu politika hükümleri 29.05.2009 tarih ve 360 sayılı Yönetim Kurulu kararı ile 01.06.2009 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere yürürlüğe girmiştir.
Denetim
Bu politika hükümleri, iç denetim birimi tarafından yürütülür.